Sistem Informasi Manajemen

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Adalah salah satu dari lima subsistem dari lima subsistem utama CBIS. Populer dalam bisnis pada pertengahan tahun 1960-an. Komputer diterapkan dengan cara yang sama seperti keydriven & punched card machines- dalam melaksanakan pengolahan data. Hanya beberapa orang yang mampu mengoperasikan komputer di perusahaan. Kemudian manajer mempelajari komputer sehingga mengetahui logika yang mendasari proses pemecahan masalah dan mereka mampu menjelaskan kebutuhan infromasi mereka. Sistem informasi manajemen (SIM) adalah suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Tujuannya adalah memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer didasarkan pada area fungsional atau tingkatan manajemen.

MODEL SIM

Definisi di atas dapat digambarkan dengan model SIM. Database berisi data yang disediakan oleh SIA. Selain itu , data maupun informasi dimasukkan dari lingkungan. Isi database digunakan oleh perangkat lunak yang menghasilkan laporan periodic dan laporan khusus, serta model matematika yang mensimulasikan beragam aspek operasi perusahaan. Output perangkat lunak digunakan oleh orang-orang dalam perusahaan yang bertanggung jawab memecahkan masalah perusahaan. Tidak seperti SIA , SIM tidak berkewajiban menyediakan informasi bagi lingkungan. Perhatikan bahwa sejumlah pemecah masalah dapat ada dalam lingkungan perusahaan. Lingkungan menjadi terlihat ketika perusahaan mengikatkan diri dengan organisasi lain seperti pemasok untuk membentuk suatu system informasi antar organisasi (IOS). Dalam hal ini SIM memasok informasi bagi anggota lain dari IOS.

KONSEP SUBSISTEM INFORMASI ORGANISASI

• Secara fisik tidak ada yang memisahkan subsistem-subsistem organisasi
• Subsistem-subsistem SIM yang erat kaitannya dengan submit-submit utama organisasi yaitu:

1.  Sistem Infoemasi Eksekutif
2. Sistem Informasi Fungsional (pemasaran, manufaktur, keuangan, dan sumber daya manusia)

• Sebagian besar database yang digunakan oleh satu subsistem organisasi juga dapat digunakan oleh yang lain, demikian pula halnya dengan program

SISTEM INFORMASI ORGANISASI

PERANGKAT LUNAK PENULIS LAPORAN

Model SIM memperlihatkan dua jenis perangkat lunak yang menghasilkan informasi penulis laporan dan pembuatan model matematika. Perangkat lunak penulis laporan terdiri dari program – program yang menghasilkan laporan periodic dan khusus. Jika anda mengambil suatu laporan dari meja seorang manajer, anda tidak dapat membedakan apakah itu merupakan laporan [periodic atau khusus. Keduanya dapat tampak sama persis, yang membedakannya adalah cara terpicunya. Perangkat lunak penulis laporan terdiri dari program-program yang menghasilkan :

1. Laporan periodik : Disiapkan sesuai jadwal tertentu. Contohnya adalah analisis penjualan buolanan menurut pelanggan. Karena laporan – laporan seperti ini dahulu merupakan cirri punchedcard dan keydriven system sebelum era computer, mereka menyediakan semua output informasi dari SIM awal.
2. Laporan khusus : Disiapkan apabila sesuatu luarbiasa terjadi. Contohnya adalah laporan kecelakaan; contoh lain adalah jawaban atas database query. Laporan khusus memiliki cirri kekinian yang biasanya tidak terdapat dalam laporan periodic.

MENYATUKAN MANAGEMENT BY EXCEPTION

Isi informasi laporan periodic dan khusus dapat ditingkatkan dengan menyatukan. konsep management by exception. Konsep ini menjelaskan model umum perusahaan. Dalam model ini pengolah informasi membandingkan kinerja actual dengan standard an memberitahukan manajer jijka kinerja menyimpang dari batas yang dapat diterima.

Management by exception dapat disatukan kedalam laporan melalui empat cara, yaitu :

• Menyiapkan laporan hanya jika terjadi pengecualian
• Menggunakan urutan laporan untuk menyoroti perkecualian
• Mengelompokkan perkecualian bersama-sama
• Menunjukkan varians dari normal

 PERMODELAN

Jenis-jenis model.

Terdapat empat jenis model dasar, yaitu :

1.      Model fisik, gambaran entitas dalam bentuk 3 dimensi.

2.      Model naratif, gambaran entitasnya secara lisan atau tulisan. Model ini sering digunakan para manajer, namun jarang dikenali sebagai suatu model.

3.      Model grafik, gambaran entitasnya dengan sejumlah garis, symbol atau bentuk.

4.      Model matematika, gambaran dalam bentuk Model matematika yang digunakan para manajer bisnis umumnya tidak lebih rumit daripada model yang biasa digunakan dalam matematika.

PERMODELAN MATEMATIKA

Model Matematika dapat dikelompokkan dalam tiga dimensi :

• Pengaruh waktu
• Tingkat keyakinan
• Kemampuan mencapai optimisasi

JENIS-JENIS MODEL MATEMATIKA

• Model statis, Model Statis tidak menyertakan waktu sebagai variabel, model yang berkaitan dengan suatu situasi pada satu titik waktu tertentu, seperti suatu foto
• Model dinamis Model Dinamis menyertakan waktu sebagai variabel, dan menggambarkan perilaku entitas dari waktu ke waktu, seperti suatu film
• Model probabilistik Model Probabililistik mencakup peluang terjadinya sesuatu, yang berkisar antara 0,00 (sesuatu yang sama sekali tidak mungkin) hingga 1,00 (sesuatu yang pasti)
• Model deterministik Model ini kebalikan dari model probabilistik.
• Model optimisasi model yang memilih solusi terbaik dari berbagai alternatif, dimana masalahnya harus terstruktur sangat baik
• Model suboptimisasi sering disebut satisficing model, yang memungkinkan manajer memasukkan serangkaian keputusan dan model akan memproyeksikan hasilnya, dimana model tersebut menyerahkan tugas kepada manajer untuk mengidentifikasi keputusan yang akan menghasilkan hasil terbaik.

SIMULASI

Simulation adalah suatu tindakan menggunakan model

Skenario Model

Istilah sekenario digunakan untuk menjelaskan kondisi yang memepengaruhi simulasi. Elemen-elemen data yang menetapkan scenario disebut elemen-elemen data scenario.

Variabel Keputusan

Nilai-nilai input yang manajer masukkan untuk mengukur dampaknya pada entitas dikenal sebagai variable keputusan.

Teknik Simulasi

Manajer biasanya melaksanakan model optisimasi hanya satu kali; hasilnya adalah solusi terbaikdengan scenario dan variable keputusan tertentu. Namun hanya suboptisimasi perlu dilaksanakan berulang-ulang, mencari kombinasi variable keputusan yang menciptakan hasil yang memuaskan.

Format Output Simulasi

Merupakan suatu praktek yang baik untuk menyertsakan elemen-elemen scenario dan variable-variabel keputusan pada layer atau halaman yang sama dengan output.

Seorang manajer yang menggunakan matematika dapat memperoleh keuntungan sebagai berikut :

·        Proses pembuatan model dapat menjadi pengalaman belajar.

·        Kecepatan  proses simulasi  menyediakan  kemamapuan  untuk  mengevaluasi dampak keputusan dalam jangka waktu singkat.

·        Model menyediakan daya prediksi –suatu pandangan ke masa depan-yang tidak dapat disediakan oleh metode penghasil informasi lain.

·        Model lebih murah daripada metode trial and error.

Keuntungan pembuatan model ini diimbangi oleh dua kerugian utama model:

·        Kesulitan pembuatan model system bisnis akan menghasilkan suatu model yang tidak menangkap semua perubahan pada entitas.

·        Keahlian matematika tingkat tinggi diperlukan untuk mengembangkan sendiri model-model yang lebih kompleks.

SIM Dan Pertimbangan Faktor Manusia

Berbagai pengaruh yang dapat mempengaruhi kinerja para pegawai saat mereka melaksanakan tugas-tugas yang berkaitan dengan computer dipandang sebagaipertimbangan factor manusia (human factors consideration).

Rasa Takut sebagai Dasar Pertimbangan Faktor Manusia

Manajemen perusahaan dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan  mengambil empat langkah berikut :

Ø  Menggunakan computer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan(job enhancement) dengan memberikan pada computer tugas yang berulang dan membosankan serta memberikan pada pegawai tugas yang menantang kemempuan mereka.

Ø  Menggunakan komunikasi formal untuk membuat para pegawai terus menyadarimaksud perusahaan.

Ø  Membangun hubungan kepercayaan antar pegawai, spesialis informasi dan manajemen.

Ø  Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan.

SIM Dan Pemecahan Masalah

          SIM dan subsistem-subsistem organisasinya berkontribusi pada pemecahan masalah dalam dua cara dasar :

ü  Sumber Daya Informasi Seorganisasi. SIM adalah suatu usaha seorganisasi untuk menyediakan informasi pemecahan masalah.

ü  Indentisifikasi dan Pemahaman Masalah. Ide utama di balik SIM adalah menjaga agar pasokan informasi terus mengalir ke manajer.

Kelemahan utama SIM adalah tidak terarahnya pada kebutuhan khusus dari pemecah masalah perorangan.

 Daftar Pustaka:

Mcleod, Raymond dan Schell.2007. Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Akuntansi

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

Pengolahan Data adalah manipulasi atau transformasi simbol-simbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya

Sistem Informasi Akuntansi mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi,serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan

Keterangan Model SIA

Gambar diatas adalah suatu model SIA. Elemen input, transformasi dan output dari sistem fisik. perusahaan berada pada bagian bawah. Data dikumpulkan dari seluruh sistem fisik dan lingkungan,lalu dimasukkan ke dalam database. Perangkat lunak data mengubah data menjadi informasi untuk manajemen perusahaan serta untuk perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan

TUGAS PENGOLAH DATA

1. Pengumpulan Data

Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa ke lingkungan, tiap tindakan dijelaskan oleh satu catatan data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan. Maka disebut transaksi, karena itu timbullah istilah pengolahan transaksi.

2. Manipulasi Data

Data perlu dimanipulasi untuk mengubahnya menjadi informasi. Operasi manipulasi data meliputi:

• Pengklasifikasian

Elemen-elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Dibidang computer, kode adalah satu atau beberapa karakter yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengelompokan catatan.

• Penyortiran

Catatan-catatan disusun sesuai urutan tertentu. Berdasarkan kode atau elemen data lain. Misalnya file catatan gaji disusun sehingga semua catatan untuk tiap pegawai terkumpul menjadi satu.

• Penghitungan

Operasi aritmetika dan logika dilaksanakan pada elemen-elemen data untuk menghasilkan elemen-elemen data tambahan.

• pengikhtisaran

Terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis atau disarikan, menjadi banyak total, subtotal, rata-rata, dll

3. Penyimpanan Data

Disuatu perusahaan kecil terdapat ratusan transaksi dan tindakan setiap hari; diperusahaan besar terdapat ribuan. Tiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Seluruh data ini harus disimpan disuatu tempat hingga diperlukan , dan itulah tujuan penyimpanan data.

4. Penyiapan Dokumen

SIA menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar perusahaan. Output tersebut dipicu dalam dua cara:

• Oleh suatu tindakan

Output dihasilkan jika sesuatu terjadi. Contohnya adalah tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan diisi.

• Oleh jadwal waktu

Output dihasilkan pada suatu saat tertentu. Contohnya adala cek gaji yang disiapkan setiap hari jumat.

KARAKTERISTIK SISTEM INFORMASI AKUNTANSI

• Melaksanakan tugas yang diperlukan
• Berpegang pada prosedur yang relatif standar
• Menangani data yang rinci
• Terutama berfokus historis
• Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal

GAMBARAN RINGKAS SISTEM

• Untuk mendokumentasikan sistem digunakan diagram arus data atau DFD
• DFD mendokumentasikan sistem secara hirarkis

Diagram Konteks Sistem Distribusi

Diagram Konteks Sistem Distribusi 
Diagram diatas dinamakan diagram konteks karena menggambarkan sistem dalam konteks lingkungan.
Seluruh sistem digambarkan dengan segi emoat tegak di tengah. Elemen-elemen lingkungan digambarkan dengan beberapa segi empat mendatar dan dihubungkan ke sistem dengan tanda-tanda panah yang disebut arus data.
Elemen-elemen lingkungan dari sistem distribusi mencakup pelanggan,pemasok ,gudang material dan manajemen.
Arus data yang menghubungkan perusahaan dengan pelanggan mirip dengan arus yang menghubungkan perusahaan dengan pemasoknya. Pesanan yang diterima perusahaan dari pelanggannya umumnya disebut Pesanan penjualan. Sedangkan pesanan yang dibuat perusahaan pada pemasoknya disebut Pesanan pembelian.
Perusahaan harus sering mengirim Nota penolakan pesanan penjualan kepada para pelangganya- mungkin karena peringkat kredit mereka buruk. 
Baik perusahaan maupun pemasok menggunakan Faktur untuk mengingatkan pelanggan jumlah hutang mereka dan Pernyataan untuk mengumpulkan tagihan-tagihan yang belum dibayar. Akhirnya ,baik perusahaan maupun para pelanggannya harus membuat Pembayaran untuk pembelian mereka.

Arus data yang tampak pada gambar diagram konteks sistem distribusi terdiri dari sumber daya konseptual kecuali arus dari pemasok ke dalam sistem,yang diberi label Pengiriman , dan arus dari sistem ke gudang material,yang diberi label Persediaan. Arus data dapat mencerminkan sumber daya konseptual maupun fisik, dan sumber daya konseptual dapat meliputi data atau informasi. 

Diagram Gambar 0 Sistem Distribusi.

Subsistem-subsistem ini diidentifikasi dengan sejumlah segi empat tegak. Subsistem pertama berkaitan dengan pemenuhan pesanan pelanggan. yang kedua berkaitan dengan pengisian kembali persediaan dari pemasok, dan yang ketiga berkaitan dengan pemeliharaan buku besar perusahaan. Digambar bisa dilihat bahwa ada keempat elemen lingkungan dari diagram konteks muncul dari gambar ini. Hal yang sama juga berlaku bagi arus data yang menghubungkan sistem distribusi dengan elemen-elemen tersebut. Kondisi ini menghasilkan apa yang dinamakan DFD yang seimbang, dalam arti penghubung sistem yang muncul pada semua tingkat sistem yang berkaitan.

Diagram Gambar I dari Sistem yang Memenuhi Pesanan Pelanggan.

Gambar diatas menunjukan empat sistem utama yang berkaitan dengan pemenuhan pelanggan - pemasukan pesanan , persediaam , penagihan dan piutang dagang. Gambar diatas merupakan perincian dari proses I pada diagram gambar 0. karena itu , gambar ini disebut Diagram gambar I. Gambar angka mengacu pada nomor proses berkaitan pada DFD yang setingkat lebih tinggi. Karean diagram konteks tidak menggunakan gambar angka, DFD yang setingkat lebih rendah disebut Diagram gambar 0. 

Digambar terluhat bahwa sebagian tanda panah dihubungkan ke lingkaran-lingkaran kecil dengan angka didalamnya. Lingkaran-lingkaran tersebut adalah penghubung yang membentuk arus ke DFD lain. Nomor tersebut mengidentifikasi nomor sistem dari beberapa DFD lain. Misalnya arus data yang diberi label Data buku besar piutang dihubungkan ke Proses 3, yaitu proses yang memelihara buku besar. 

Diagram Gambat 2 dari sistem yang Memesan Pengisian Kembali Persediaan.

Sistem yang Mengisi Kembali Persediaan.
Dengan cara yang serupa kita bisa mengidentifikasi subsistem-subsistem yang berkaitan dengan pengisian kembali persediaan dari pemasok. Rincian ini tampak pada Gambar diatas dan disebut Diagram gambar 2 karena merinci proses 2 dari Diagram gambar 0. Sistem pembelian mengeluarkan pesanan pembelian persediaan yang diperlukan kepada pemasok, sistem penerimaan menerima persediaan tersebut dan sistem hitang dagang melakukan pembayaran.

Diagram gambar 3 dari Sistem yang Melakukan Proses Buku Besar. 

Gambar diatas menunjukan rincian proses yang terakhir pada Diagram gambar 0 - Memelihara buku besar. Sistem buku besar ini adala sistem akuntansi yang mengkombinasikan data dari berbagai sistem akuntansi lain untuk tujuan menyajikan gambaran keuangan gabungan dari operasi perusahaan. File yang berisi data akuntansi gabungan itu adalah buku besar.

Sistem ini memiliki dua subsistem. Subsistem pemeliharaan buku besar ,yang membukukan catatan-catatan yang menjelaskan berbagai tindakan dan transaksi ke dalam buku besar. Subsistem penyiapan laporan menggunakan isi buku besar untuk menyiapkan laporan manajerial. 

MENGISI PESANAN PELANGGAN

Diagram Gambar 1.1 dari Sistem Pemasukan Pesanan

Pemasukan Pesanan
mendokumentasikan sistem pemasukan. Ini merupakan diagram gambar 1.1 yang mendokumentasikan secara lebih rinci pemrosesan Tahap 1.1 dari diagram tingkat yang lebih tinggi.

1.1.1 Edit Data Pesanan
Perusahaan menggunakan formulir pesanan penjualan untuk mencatat data yang diperlukan untuk memproses pesanan pelanggan. Pesanan penjualan yang diterima dari pelanggan diperolsa untuk menemukan data yang hilang atau salah. 

1.1.2 Menghitung Pemeriksaan Kredit 
Langkah ini bertujuan menentukan apakah perusahaan ingin melakukan bisnis dengan pelanggan. Hal ini dicapai dengan suatu pemeriksaan kredit.

1.1.3 Log Pesanan
Ketika pesanan diterima ,suatu penjelasan singkat dimasukkan ke dalam Log pesanan, dan catatan Pesanan yang diterima ditulis dan dimasukkan ke sistem persediaan. Log pesanan digunakan untuk menindaklanjuti pesanan untuk memastikan bahwa pesanan telah dipenuhi.

1.1.4 Menandai Pesanan yang Telah dipenuhi
Tiga langkah pertama dari sistem pemasukan pesanan membentuk suatu rantai yang berhubungan. Ketiga nya dihubungkan oleh arus data, tanpa penyimpangan data di antaranya. Langkah 1.1.4 ini terpisah karena dilaksankan belakangan - ketika sistem penagihan memberi sinyal bahwa pesanan telah terpenuhi. Pada langkah ini catatan catatan log pesanan untuk pesanan yang telah dipenuhi diberi tanda tangan dengan memasukan tanggal pemenuhan untuk menunjukan bahwa pesanan tersebut tidak lagi terbuka. 

1.2 Persediaan.

1.2.1 Memeriksa Saldo Persediaan
Langkah pertama adalah memeriksa saldo persediaan dari setiap jenis barang yang dipesan. Catatan jenis barang untuk jenis barang yang dipesan diambil dari File persediaan. Field saldo persediaan yang diterima untuk melihat apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan. Untuk pesanan tang tidak dapat dipenuhi ,catatan Pesanan yang Tertunda dimasukan ke dalam file Pesanan yang tertunda. 

1.2.2 Memeriksa Titik Pemesanan Kembali
Dalam hal pesanan dipenuhi ,langkah selanjutnya adalah menentukan apakah saldo persediaan yang baru lebih sedikit mengakibatkan tercapainya titik pemesanan kembali. Titik Pemesanan Kembali ditetapkan cukup tinggi sehingga pasokan yang baru akan diterima sebelum semua persediaan habis, atau stockout. Ketika titik pemesanan kembali telah tercapai ,data pemesanan kembali dicatat sebagai Data pembelian untuk digunakan oleh sistem pembelian.
Proses pengisian kembali diselesaikan dengan menuliskan kembali Catatan jenis barang yang diperbarui ke file persediaan. 
Arus daya Jenis barang yang dipenuhi nenyediakan kaitan ke sistem pemenuhan pesanan selanjutnya ,yaitu penagihan. 

1.2.3 Menambahkan Jenis Barang yang Diterima. 
Proses di atas menguarangi saldo persediaan ketika pesanan dipenuhi. Proses yang lain meningkatkan saldo ketika pengisian kembali persediaan diterima dari pemasok. Langkah 1.2.3. menggunakan arus data Barang diterima dari sistem penerimaan. dan memperbarui field saldo persediaan dari barang yang diterima ke dalam file persediaan. 

1.2.4 Menyediakan Data Buku Besar
Data persediaan merupakan input penting bagi sistem buku besar. Nilai persediaan disertakan sebagai aktiva di neraca. Langkah ini mengambil data yang diperlukan sistem buku besar dari file Persediaan, dan meneruskannya ke sistem itu dalam bentuk arus data Buku Besar persediaan.

1.3 Penagihan

Faktur ,atau penagihan ,merupakan nota resmi yang dikirimkan oleh perusahaan untuk menyatakan kepada pelanggan jumlah uang yang terhutang. Gambar d iayas memperlihatkan dua proses penagihan utama. 

1.3.1 Mendapatkan Data Pelanggan
Pertama, data persediaan untuk jenis barang yang dipenuhi dilengkapi dengan data pelanggan dari file Pelanggan. Data pelanggan ini meluputi elemen-elemen seperti  nama dan alamat , petunjuk pengiriman, dan nomor wiraniaga. Elemen-elemen ini akan dicetak pada faktur dan dokumen lain seperti laporan manajemen.

1.3.2 Menyiapakan Faktur
Penyiapan faktur mensyaratkan agarabtiap baris (line item) ,atau jenis barang yang tertera pada formulir ,diperluas dengan mangalikan harga dengan kuantitas. 
Faktur yang telah dicetak dikirimkan ke pelanggan ,dan data Pesanan yang ditagih diteruskan ke sistem piutang dagang. Data pesanan yang ditagih tidak menyertakan rincian mengenai tiap line item. Sebaliknya, transaksi penagihan diringkas dengan mengidentifikasi nomor faktur, tanggal faktur , nomor pelanggan , dan nilai faktur

1.4 Piutang Dagang

Gambar diatas menunjukan empat proses yang dilaksanakan oleh sistem piutang dagang. Sistem ini unik karena tiap proses dilakukan terpisah dari proses yang lain. Situasi ini terjadi karena tiap proses memiliki pemicu tersendiri. 

1.4.1 Menambah Piutang Baru
Catatan-catatan ditambahkan ke file Piutang Dagang segera setelah penagihan.

1.4.2 Menghapuskan Piutang yang Telah di bayar. 
Demikian pula , catatan-catatan dihapus dari file Piutang Dagang untuk mencerminkan Pembayaran oleh Pelanggan.

1.4.3 Menyiapkan Pernyataan.
Secara bulanan ,file Piutang Dagang digunakan untjk menyiapkan Pernyataan. Pernyataan adalah suatu dokumen yang mengingatkan pelanggan bahwa satua atau beberapa faktur masih terhutang. Piutang dianggap belum jatuh tempo hibgga 30 hari sejak tanggal penagihan.

1.4.4 Menyediakan Buku Besar
Secara bulanan ,sistem piutang menyediakan Data Buku Besar piutang bagi sistem buku besar yang muncul di neraca sebagai aktiva. 

PENGISIAN KEMBALI PERSEDIAAN

2.1 Pembelian 
Departmen pembelian terdiri dari sejumlah pembeli yang bertanggung jawab memilih pemasok untuk pengisian kembali persedian dan merundingkan pengaturannya seperti harga dan tanggal pengiriman.
Gambar diatas menunjukan empat subsitem dari sistem pembelian.

2.1.1 Memilih Pemasok 
Pembeli memutuskan pemasok mana yang harus dipertimbangkan untuk pengisian kembali persediaan, dengan menggunakan data dari file Pemasok dan mungkin dari sumber-sumber lain. 

2.1.2 Mendaptkan komitmen Lisan
Ketika pembeli menentukan pemasok mana yang merupakan calon terbaik, mereka dihubungi melalui telepon atau mungkin melalui jaringan ISDN dengan maksud mencapai suatu persetujuan. 

2.1.3 Menyiapkan Pesanan Pembelian.
Pembeli kemudian menggunakan terminalnya untuk mulai mempersiapkan pesanan pembelian.
Ouput yang lain adalah Catatan pesanan pembelian yang ditambahkan pasa file Pesanan Pembelian Terbuka. File ini menyediakan suatu tingkat pengendalian atas pesanan pembelian yang hilang saat diposkan, atau pengiriman yang tidak sesuai dengan yang dijanjikan. Saat file ini disimpan dalam medium magnetik ,komputer dapat membaca tiap catatan secara harian dan memberitahukan kepada pembeli tiap pesanan pembelian terbuka, yaitu yang seharusnya telah dipenuhi namun belim juga dipenuhi. 
Data output lain dari Langkah ini adalah pemberitahuan ke sistem lain bahwa pembelian telah dilakukan. Arus data pesanan pembelian yang dikeluarkan memberitahukan sistem penerimaan bahwa pengiriman sedang berlangsung. Juga arus Kewajiban yang terjai memberitahukan sistem hutang dagang bahwa faktur dari pemasok akan diterima. 

2.1.4 Menutup Pesanan Pembelian
Jika pesanan telah dipenuhi ,perlu menghapus catatan dari file Pesanan Pembelian Terbuka. Sinyal ini datang dari sistem penerimaan dalam bentuk arus data Pesanan pembelian yang terpenuhi. Catatan-catatan Pesanan pembelian yang dihapus disimpan dalm file Historis Pesanan Pembelian.

2.2 Penerimaan 

Sistem penerimaan bertanggung jawab mempebaharui sistem konseptual perusahaan untuk mencerminkan pengisian kembali pengisian kembali persedian dari pemasok.

2.2.1 Proses Penerimaan 
Pada gambar diatas terlihat bahwa catatan-catatan tersebut disimpan dalam file barang  yang Dibeli sampai proses penerimaan terjadi. Terjadinya saat truk megirimkan pengiriman ke dok penerimaan ,yang memeriksa kemungkinan adanya kerusakan ,menghitung barang tersebut, dan mencabut slip pemasok, disertakan pada tiap karton sebagai catatan mengenai isinya. Petugas penerimaan memproses tanda terima iyu dengan menggunakan terminal yang berada di area penerimaan untuk memanggil Data barang yang dibeli dari file barang uang dibeli. Tujuan pemeriksaan ini memastika bahwa pemasok mengirimkan barang sesuai dengan pesanan , dan bahwa barang dikirimkan pemasok benar-benar diterima.

2.2.2 Memberitahukan Sistem Lain.
Informasi penerimaan teridir dari semua elemen data yang akan digunakan oleh sistem lain. Arus data Batang yang Diterima diarahkan ke sistem Persediaan untuk memberitahukan nomor jenis barang dan jumalahnya akan digunakan untuk memperbarui file Persediaan. Arus daya Pesanan pembelian yang terpenuhi diarahkan ke sistem pembelian untuk menutup pesanan pembelian yang terbuka. Kita akan melihat cara penggunaan arus data Pembelian yang diterima oleh sistem hutang dagang pada bagian selanjutnya.

2.3   Hutang Dagang 

Sistem hutang dagang bertanggung jawab untuk membayar pembeliaan kepada pemasok. Seblum pembayaran dilakukan ,perusahaan ingin memastikan bahwa perusahaan benar-benar berhutang. Kepastian ini diperoleh jika terdapat 3 kondisi.

1. Terdapat bukti bahwa persediaan memang dipesan. Bukti ini disediakan oleh suatu catatan dalam file Hutang Dagang.
2. Terdapat bukti bahwa persediaan telah diterima. Bukti ini disediakan oleh gile Pembelian yang Diterima yang berisi nita penerimaan oleh sistem penerimaan.
3. Faktir telah diterima dari pemasok ,seperi tercermin pada file faktur dan Pernyataan.

2.3.1 Membuat Catatan Hutang pada Pemasok.
Catatan-catatan di tambahkan pada file Hutang Dagang ketika arus data Kewajiban yang terjadi diterima dari sistem pembelian. Mungkin ada selang waktu terntu sebelum barang diterima.

2.3.2 Membayar pada Pemasok
Faktur pemasok dan Pernyataan pemasok dimasukan ke dalam file Faktur dan Pernyataan untuk disimpan sampai dilakukakan pembayaran. Pembayaran dilakukan jika ketiga kondisi diatas telah tercapai. Data pembayaran dari file Hutang Dagang san Data Faktur dari file Faktur dan Pernyataan digunakan untuk Membayar pada Pemasok.

2.3.3 Menghapuska Hutang yang Telah di Bayar
Saat dilakukakan pembayaran pada pelanggan, catatan yang berkaitan dihapislan dari filw Hutang Dagang dan ditambahkan pasa file Hutang yang Telah dibayar.

2.3.4 Menyediakan Data Buku Besar
Sistem hutang dagang menyediakan data bagi sistem buku besar. Huatang muncul sebagai kewajiban di neraca

Daftar Pustaka
Mcleod, Raymond dan Schell.2007. Sistem Informasi Manajemen.